QUY TRÌNH 5S VÀ CÁCH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN TRONG NỘI BỘ CÔNG TY

_______________________________________________________________________

1.1 Khái niệm, mục đích và lợi ích của quy trình 5S

1.1.1 Khái niệm quy trình 5S

          Quy trình 5S (hay phương pháp 5S) là một phương pháp dùng để quản lý và sắp xếp nơi làm việc, xây dựng một môi trường làm việc tinh gọn, sạch sẽ, khoa học thông qua các hoạt động như giữ vệ sinh cho máy móc, thiết bị, sắp xếp mọi thứ có trật tự,... Phương pháp này được phát triển và áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp Nhật Bản, trong đó 5S là tên viết tắt của các từ trong tiếng Nhật bao gồm:

          - Seiri - Sàng lọc (S1): có ý nghĩa là sắp xếp, tách rời hoặc chọn lọc. Quy trình sàn lọc thực hiện các công việc nhằm loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại những vật dụng cần thiết  thông qua việc phân loại và đặt chúng tại những vị trí dễ dàng nhìn thấy hoặc tìm kiếm.

          - Seiton - Sắp xếp (S2): có nghĩa là sắp xếp hoặc đặt vật dụng vào đúng vị trí. Quy trình thực hiệc việc sắp xếp các vật dụng cần thiết theo một trật tự như: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Đặt chúng vào những vị trí thuận tiện khi cần dùng đến và vẫn đảm bảo được tính an toàn.

          - Seiso - Sạch sẽ (S3): có nghĩa là làm sạch hoặc bảo dưỡng. Quy trình này bao gồm việc thường xuyên làm sạch, giữ vệ sinh môi trường làm việc, bảo dưỡng các vật dụng, thiết bị, máy móc và khu làm việc. Hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn lao động đồng thời nâng cao tính chính xác của thiết bị trong quá trình vận hành do ảnh hưởng của bụi bẩn.

          - Seiketsu - Săn sóc (S4): có ý nghĩa là tiêu chuẩn hóa hoặc đồng nhất hóa. Bao gồm việc thường xuyên kiểm tra, săn sóc 3S ở trên nhằm đảm bảo hiệu quả cũng như hoàn thiện quy trình 5S. Bằng việc thường xuyên săn sóc (thực hiện S4), các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần theo tiêu chuẩn đặt ra và từ từ tiến tới việc hoàn thiện 5S cho doanh nghiệp.

          - Shitsuke - Sẵn sàng (S5): có ý nghĩa là duy trì và giữ gìn. Duy trì những việc đã làm, giữ gìn môi trường làm việc ngăn nắp, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định đã đề ra. Thực hiện rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong làm việc cho mọi người trong việc thực hiện 5S.

          => Phương pháp này giúp doanh nghiệp, công ty tối ưu hóa các quy trình sản xuất, tổ chức vận hành trong công ty, giúp tăng năng suất lao động, giảm sự lãng phí, cải thiện chất lượng sản phẩm và tăng tính an toàn cho nhân viên.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.2 Đặc điểm của quy trình 5S

1.1.2.1 Mô hình doanh nghiệp áp dụng quy trình 5S

          Phương pháp 5S trong quản lý chất lượng được áp dụng rộng rãi với nhiều loại hình doanh nghiệp với các ngành công nghiệp khác nhau bao gồm: sản xuất, dịch vụ, giáo dục, y tế,... Nói chung bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng phương pháp 5S để cải thiện môi trường làm việc và tăng năng suất. Tuy nhiên đối với các mô hình làm việc phức tạp, nhiều thiết bị, công cụ hoặc sản phẩm cần phải tuân theo các quy định an toàn, chất lượng và môi trường sẽ cần phải đặc biệt quan tâm đến việc áp dụng 5S.

          Ngoài ra, nếu các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong quản lý và tổ chức môi trường làm việc, có nhiều lãng phí, chi phí sản xuất cao cần tăng năng suất có thể tìm hiểu và áp dụng 5S để tăng năng suất hoạt động.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.2.2 Đối tượng cần tham gia 5S

          Để đảm bảo cho việc áp dụng 5S hiệu quả, các đối tượng cần tham gia vào 5S bao gồm:

          Thứ nhất, lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu và đồng ý với việc áp dụng phương pháp 5S, xây dựng kế hoạch triển khai, chính sách, phương thức đánh giá hiệu quả của việc áp dụng. Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng cần tham gia vào việc thực hiện quy trình này để làm tấm gương tiêu biểu, truyền cảm hứng cho nhân viên cấp dưới noi gương và thực hiện theo.

          Thứ hai, nhân viên là người trực tiếp thực hiện các bước của quy trình 5S thường xuyên và cũng là người giúp doanh nghiệp xác định được hiệu quả và lợi ích của việc áp dụng phương pháp 5S. Họ là người được đào tạo, hướng dẫn bài bản trong việc áp dụng quy trình và cũng là người đưa ra đề xuất, ý kiến trong việc cải thiện quy trình sao cho phù hợp với môi trường làm việc của doanh nghiệp.

          Thứ ba, các bộ phận liên quan. Các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp như bộ phận kỹ thuật, bộ phận vận hành,... cần phối hợp với nhau để triển khai quy trình 5S một cách hiệu quả.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.2.3 Công cụ hỗ trợ thực hiện quy trình 5S

          Để thực hiện tốt quy trình 5S thì ngoài yếu tố con người cũng cần phải có những công cụ, vật liệu hỗ trợ con người trong việc thực hiện 5S. Các công cụ, vật liệu cần thiết để thực hiện 5S bao gồm:

          Một là, vật liệu hỗ trợ gồm các loại vật liệu như băng keo, hộp đựng, bàn ghế, kệ tủ, giá treo,... để giúp nhân viên sắp xếp, tổ chức, định vị các vật dụng, thiết bị trong môi trường làm việc để thực hiện các chu trình sàn lọc, sắp xếp.

          Hai là, vật liệu làm sạch gồm các công cụ dọn vệ sinh, các chất tẩy rửa,... để thực hiện làm sạch không gian làm việc, thiết bị máy móc, các vật dụng hằng ngày nhằm mục đích giữ vệ sinh thực hiện chu trình sạch sẽ của 5S.

          Ba là, tài liệu hướng dẫn. Bất kỳ một quy trình nào để áp dụng được rộng rãi trong doanh nghiệp cũng cần phải có tài liệu hướng dẫn đi kèm bao gồm: các tài liệu hướng dẫn triển khai quy trình, các mẫu đánh giá hiệu quả và các tài liệu hướng dẫn khác. Các tài liệu sẽ giúp cho việc đào tạo nhân viên thực hiện quy trình một cách chi tiết và cụ thể, đánh giá được hiệu suất thực hiện của từng nhân viên - bộ phận, đánh giá được hiệu quả của quy trình đồng thời phát hiện ra những ưu điểm và những hạn chế cần thiết phải cải thiện.

          Bốn là, thiết bị đo lường dùng để đo lường và giám sát các thông số có liên quan đến quy trình. Các thiết bị đo lường có thể là thước đo, cân, đồng hồ,...

          Năm là, công cụ đánh giá hiệu quả có thể là checklist, bảng điểm, các mẫu khảo sát,... để đánh giá, đo lường hiệu quả của quy trình.Việc thực hiện 5S nói đơn giản là việc giữ cho môi trường làm việc được sạch sẽ, sắp xếp các vật dụng một cách gọn gàng, ngăn nắp tuy nhiên để duy trì được thói quen này một cách thường xuyên trong doanh nghiệp là một điều hết sức khó khăn bởi nó rất dễ bị bỏ qua nhất là càng về lâu về dài. Vì vậy, cần thiết phải xây dựng và đề ra cho nó một kế hoạch thực hiện chi tiết bao gồm cả việc thực hiện, kiểm tra định kỳ, phương pháp đánh giá hiệu quả,... đảm bảo cho việc thực hiện nghiêm túc và được duy trì một cách thường xuyên trong nội bộ doanh nghiệp.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.3 Mục đích của quy trình 5S

          Với phương châm tập trung vào môi trường làm việc, mối liên hệ giữa nhân viên và mọi thứ trong môi trường làm việc, 5S nhằm các mục đích sau đây:

          Thứ nhất, khuyến khích tinh thần liên tục và cải tiến của mỗi nhân viên từ những thứ nhỏ nhặt nhất trong công việc. Điều này giúp nâng cao trách nhiệm, tăng hiệu quả làm việc và góp phần xây dựng một tổ chức có trật tự, nề nếp, kỷ cương.

          Thứ hai, xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn giúp nhân viên làm việc trong một không gian thuận tiện, an toàn và tăng tính tự giác của mỗi cá nhân thông qua việc hình thành thói quen tốt, sắp xếp vật dụng đúng chỗ, giữ góc làm việc sạch sẽ và thực hiện thường xuyên để giảm thiểu lãng phí.

          Thứ ba, quy trình 5S giúp phát huy vai trò của cấp lãnh đạo, quản lý trong việc lên kế hoạch và triển khai quy trình vào thực tế. Việc xây dựng và áp dụng hiệu quả sẽ giúp cải tiến hữu ích vào hoạt động chung của doanh nghiệp và làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

          Thứ tư, quy trình 5S góp phần nâng cao sự thấu hiểu, hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên với nhau và giữa nhân viên với cấp quản lý trong và ngoài bộ phận. Tăng cường tinh thần làm việc nhóm hiệu quả, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện cùng hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau, gắn kết với nhau.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.4 Lợi ích của việc áp dụng quy trình 5S

1.1.4.1 Đối với doanh nghiệp

          Việc áp dụng quy trình 5S vào hoạt động nội bộ của doanh nghiệp mang lại những lợi ích sau đây:

          Một là, tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Khi doanh nghiệp có một môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp và có tổ chức sẽ giúp cho nhân viên dễ dàng tìm kiếm và sử dụng các thiết bị, máy móc, phương tiện, hồ sơ, tài liệu,... cần thiết cho công việc, từ đó giảm thời gian tìm kiếm, tăng hiệu suất và hiệu quả làm việc.

          Hai là, giảm chi phí cho doanh nghiệp. Phương pháp 5S giúp giảm thiểu lãng phí, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhất là các chi phí về thiết bị, máy móc, chi phí vận hành. Việc mỗi cá nhân sắp xếp ngăn nắp gọn gàng các vật dụng và có ý thức giữ gìn bảo quản giúp cho các vật dụng đặc biệt là máy móc sử dụng được lâu hơn, bền hơn, đối với các loại tài liệu thì dễ dàng tìm kiếm và sử dụng đảm bảo cho hoạt động hằng ngày diễn ra một cách trơn tru, nhịp nhàng tránh mất thời gian cho việc tìm kiếm, chi phí sửa chữa và các chi phí khác có liên quan.

          Ba là, tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ dễ dàng tạo ấn tượng tốt cho khách hàng, đối tác, nhà cung cấp. Thể hiện tác phong chuyên nghiệp trong cách thức làm việc thu hút khách hàng, đối tác hợp tác tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp.

          Bốn là, nâng cao chất lượng của sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Việc áp dụng 5S vào khuôn khổ giúp hình thành nên tác phong và quy trình làm việc từ đó thúc đẩy cho doanh nghiệp chú trọng trong việc xây dựng và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ phục vụ.

          Năm là, đảm bảo an toàn cho môi trường làm việc. Việc đảm bảo điều kiện môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng và thường xuyên kiểm tra duy trì sẽ giúp hạn chế các nguy cơ có thể gây nguy hiểm trong quá trình làm việc, phòng ngừa các sự cố tai nạn lao động có thể xảy ra, đảm bảo an toàn cho toàn bộ cán bộ, nhân viên.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.4.2 Đối với nhân viên

          Quy trình 5S không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn mang lại lợi ích cho bản thân nhân viên: Tăng sự thoải mái và tính sáng tạo trong công việc. Xây dựng một không gian và môi trường làm việc thoải mái, thoáng mát, sạch sẽ và ngăn nắp sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy dễ chịu, đảm bảo được sức khỏe tinh thần và thể chất qua đó giúp phát huy tinh thần sáng tạo trong công việc.

          Đảm bảo an toàn cho nhân viên trong quá trình lao động và làm việc. Việc chủ động và tích cực trong việc xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, có tổ chức và duy trì nó sẽ đảm bảo được các điều kiện cơ bản về an toàn lao động cho nhân viên, hạn chế rủi ro và phòng ngừa các tai nạn lao động không đáng có.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

1.1.5 Các yếu tố then chốt quyết định thành công của việc áp dụng quy trình 5S

          Việc áp dụng phương pháp 5S đạt được hiệu quả và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp được quyết định bởi nhiều yếu tố trong đó các yếu tố được cho là then chốt bao gồm:

          - Sự hỗ trợ đến từ Ban lãnh đạo: để đảm bảo chất lượng của quy trình 5S trong việc triển khai thực hiện, Ban lãnh đạo cần cam kết trách nhiệm đối với doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp. Bên cạnh việc giám sát và chỉ huy nhân viên thực hiện, họ cũng cần đánh giá quy trình và lắng nghe ý kiến phản hồi từ nhân viên thường xuyên để có những điều chỉnh phù hợp. Ban lãnh đạo cũng cần tạo điều kiện thuận lợi, hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện 5S bằng cách cung cấp cho họ các chỉ dẫn, công cụ, thời gian để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, cũng cần tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và đóng góp ý kiến của nhân viên.

          - Sự đồng nhất giữa các bộ phận: tham khảo và có sự đồng nhất giữa các bộ phận trong việc triển khai và thực hiện quy trình 5S là một hoạt động vô cùng quan trọng. Việc này giúp cho nhân viên ở các bộ phận khác nhau có thể so sánh được hiệu quả của việc áp dụng và cải tiến quy trình 5S, từ đó có thể học hỏi lẫn nhau, tìm ra những phương pháp tốt nhất để áp dụng trong công việc của mình. Đồng thời cần có sự tham khảo giữa các bộ phận để giúp cho nhân viên làm quen với môi trường có sự hiện diện của 5S. Nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi và trải nghiệm từ những sự thành công của các bộ phận trong việc áp dụng 5S để từ đó áp dụng vào công việc của mình một cách có hiệu quả.

          - Liên tục cập nhật xu hướng mới: để đảm bảo 5S duy trì được hiệu quả trong tương lai thì cần thiết liên tục cập nhật những xu hướng mới, thay đổi mới các trang thiết bị, vật dụng, không gian làm việc, cách thức làm việc. Đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự linh hoạt, nhanh chóng điều chỉnh các tiêu chuẩn 5S để phù hợp với xu thế tránh áp dụng cứng nhắc dẫn đến lạc hậu và kém hiệu quả.

          - Đánh giá định kỳ kết quả: việc thực hiện đánh giá kết quả thực hiện định kỳ giúp doanh nghiệp nhận diện được hiện trạng, phát hiện được những lỗ hổng đồng thời có thể phát huy được những mặt tích cực trong những giai đoạn tiếp theo.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.1 Nội dung và các tiêu chuẩn trong quy trình 5S

          Để xây dựng một quy trình 5S  hiệu quả cho doanh nghiệp thì cần thiết phải xây dựng những nội dung và tiêu chuẩn riêng biệt, phù hợp với môi trường và điều kiện làm việc thực tế. Việc xây dựng và thiết lập các tiêu chuẩn cho các chu trình trong 5S có thể thực hiện theo các nội dung sau:

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.1.1 Chu trình Seiri - Sàng lọc

          Mục tiêu của chu trình này là sàn lọc lại tất cả những vật dụng, giữ lại những thứ cần thiết và loại bỏ những thứ không cần thiết trong khu vực làm việc. Việc xử lý các vật dụng không cần thiết có thể thực hiện lưu kho, chuyển sang khu vực khác, tái chế hoặc vứt bỏ. Để xác định được vật dụng cần thiết giữ lại, vật dụng cần phải loại bỏ ta có thể thực hiện việc phân loại vật cần sử dụng và cần loại bỏ thông qua việc trả lời các câu hỏi sau đây để tiết kiệm thời gian một cách tối ưu:

          Có thể đặt câu hỏi theo phương pháp 5W:

          What: Vật dụng này là cái gì.

          Why: Tại sao lại dùng, dùng cho việc gì.

          When: Khi nào thì dùng, bao lâu thì dùng, dùng nhiều hay ít.

          Who: Ai là người sử dụng vật này, mình có dùng vật này không.

          Where: Đặt ở đâu thì phù hợp, có cần đặt ở đây không.

          Nếu vẫn không thể xác định, phân loại được ta có thể đánh dấu vật dụng đó bằng việc gắn thẻ ghi lại thông tin về vị trí, chức năng, ngày dán thẻ và người dùng. Sau khoảng thời gian từ 01 đến 02 tháng hoặc 01 đến 02 tuần sẽ quay lại kiểm tra nếu vẫn không dùng đến thì ta sẽ xếp nó vào mục cần loại bỏ.

          Ví dụ: sàng lọc, loại bỏ những thiết bị, máy móc cũ, những loại tài liệu lưu trữ,...

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.1.2 Chu trình Seiton - Sắp xếp

          Sau khi đã phân loại được vật dụng cần thiết và không cần thiết sử dụng, bước tiếp theo là thực hiện việc sắp xếp chúng một cách hợp lý, có kế hoạch cụ thể đáp ứng được tiêu chí về tính tiện dụng, dễ dàng sử dụng và bảo trì, bảo quản. Có thể thực hiện việc sắp xếp dựa vào không gian làm việc, thứ tự ưu tiên.

          Việc xây dựng các tiêu chí để thực hiện sắp xếp phụ thuộc vào môi trường làm việc, điều kiện làm việc, tính chất công việc để thực hiện việc sắp xếp, bố trí một cách phù hợp. Nguyên tắc phổ biến thường áp dụng cho việc sắp xếp là:

          Vật thường dùng thường bố trí gần người sử dụng. 

          Những vật to hơn, nặng hơn thường để phía dưới, những vật nhỏ hơn, nhẹ hơn thường đặt ở trên.

          Sắp xếp theo nhóm: đặt chung các vật dùng cùng loại hoặc thường sử dụng chung cùng với nhau (có thể xếp trong giỏ, trong hộp, trong tủ, trên kệ).

          Ngoài ra còn có thể sắp xếp theo những phương pháp khác đảm bảo phù hợp với không gian làm việc.

          Sau khi đã lựa chọn và thống nhất được cách sắp xếp, hãy lập danh sách những vật dụng cần sắp xếp và vẽ sơ đồ bố trí vị trí của từng vật cần sắp xếp, có thể ghi chú cụ thể cho từng vị trí trong trường hợp quên vị trí hoặc khi có người mới vào cũng có thể dựa vào đó để dễ dàng tìm kiếm vật dụng, tiết kiệm thời gian sắp xếp lại từ đầu.

          => Sau khi hoàn thành việc sắp xếp ta cần đánh giá lại kết quả và tiến hành điều chỉnh nếu cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.1.3 Chu trình Seiso - Sạch sẽ

          Seiso tập trung vào việc giữ gìn khu vực làm việc không bị lộn xộn, bụi bẩn và thực hiện việc dọn dẹp lau chùi một cách thường xuyên. Chu trình này cần phải được thực hiện một cách thường xuyên, đảm bảo cho môi trường và không gian làm việc luôn được sạch sẽ và không gây ra bất kỳ cản trở nào cho nhân viên trong quá trình làm việc. Quá trình vệ sinh có thể được thực hiện bởi cá nhân tự dọn dẹp vệ sinh hoặc qua tập thể thông qua các buổi tổng vệ sinh chung đặc biệt là sau các kỳ nghỉ lễ dài ngày. Ngoài việc giữ vệ sinh khu vực làm việc, Seiso còn yêu cầu việc kiểm tra, bảo trì  máy móc, thiết bị một cách thường xuyên để sớm phát hiện hư hỏng và kịp thời sửa chữa, thay mới để phục vụ cho quá trình làm việc. Yếu tố quyết định thực hiện chu trình Seiso hiệu quả đến từ ý thức cá nhân, tinh thần tự giác và trách nhiệm của nhân viên và các thành viên trong công ty trong việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.1.4 Chu trình Seiketsu - Săn sóc

          Seiketsu là việc duy trì thực hiện 3 chu trình trên theo thời gian. Thách thức của việc thực hiện quy trình 5S là việc duy trì thực hiện 3 chu trình sàn lọc, sắp xếp, sạch sẽ trong một khoảng thời gian dài và thường xuyên, nhất là khi việc duy trì chu trình có thể ảnh hưởng đến quá trình làm việc nếu không biết cách áp dụng và sắp xếp một cách khoa học, tạo ra những lỗ hổng trong quy trình khiến cho việc áp dụng của doanh nghiệp có thể quay về vị trí xuất phát. Vì vậy, cần thiết phải thiết lập những tiêu chuẩn đánh giá và các tiêu chí cụ thể để nhân viên có thể thực hiện quy trình một cách chính xác, đồng bộ.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2.1.5 Chu trình Shitsuke - Sẵn sàng

          Mục tiêu của Shitsuke là tạo ra thói quen và ý thức tự giác cho nhân viên trong việc thực hiện, duy trì chu trình 5S một cách đầy đủ và hiệu quả. Điều này đảm bảo các thành viên trong công ty luôn trong tâm thế sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc sạch sẽ mà không cần sự nhắc nhở từ cấp trên hay người giám sát.

          Việc áp dụng và duy trì quy trình 5S doanh nghiệp dài hạn giúp tạo ra văn hóa, nề nếp giúp nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, an toàn. Nhân viên được đào tạo có thể thực hiện quy trình 5S bao gồm việc duy trì, cải tiến liên tục.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.1 Quy trình thực hiện quy trình 5S cụ thể trong công ty

3.1.1 Xây dựng kế hoạch và lộ trình hành động

          Để áp dụng phương pháp 5S hiệu quả trong công ty thì việc đầu tiên cần thực hiện là xây dựng kế hoạch thực hiện cụ thể và lộ trình thực hiện cho 5S. Ở bước này, Ban lãnh đạo, các cấp quản lý tổ chức họp bàn thảo luận để xây dựng các tiêu chuẩn, nguyên tắc riêng cho từng chu trình trong 5S, cách thức, phương thức triển khai thực hiện một cách hợp lý và có hiệu quả.

          Sau khi đã xây dựng, hoàn thiện kế hoạch cho 5S đầy đủ trong kinh doanh, định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình, công ty thực hiện việc cung cấp thông tin, phổ biến quy trình cho nhân viên hiểu và nắm rõ quy trình, tránh tình trạng mơ hồ trong nội bộ và đảm bảo việc thực hiện thống nhất và đồng bộ.

          Ngoài ra, Công ty cũng cần thực hiện khảo sát ý kiến của nhân viên trong việc áp dụng tiêu chuẩn 5S trong nội bộ, đồng thời giúp cho doanh nghiệp đánh giá được hiểu quả của quy trình cũng như thực hiện việc điều chỉnh sao cho phù hợp nhất.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.1.2 Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

          Để đạt được hiệu quả trong việc thực hiện 5S, nhân viên cần được công ty đào tạo và hướng dẫn thực hiện, hiểu rõ được khái niệm, đặc điểm, tầm quan trọng của việc áp dụng và duy trì 5S đối với doanh nghiệp và bản thân của nhân viên, giúp nhân viên tìm thấy động lực và tinh thần tự giác, chủ động thực hiện và duy trì 5S.

          Để tạo được sự đồng thuận cần đặt ra kết quả kỳ vọng khả thi và mục đích thực tiễn cuối cùng. Việc tập trung vào kết quả kỳ vọng giúp mọi người quyết tâm thực hiện cùng nhau hướng tới mục tiêu chung và tránh tình trạng hoang mang khi thực hiện.

          Cần nâng cao tinh thần cải tiến quy trình, cùng nhau tìm hiểu và giải quyết nguồn gốc vấn đề khi phát sinh trong quá trình thực hiện quy trình. Khi có sai sót hoặc vấn đề trong quá trình triển khai quy trình, cấp trên không nên đổ lỗi cho cấp dưới, sai khiến hay ra lệnh cho các nhân viên. Điều này giúp tạo ra môi trường tích cực, khuyến khích sự chia sẻ và hỗ trợ giữa các thành viên trong công ty, từ đó tăng hiệu quả cho việc thực hiện quy trình 5S.

          Việc đào tạo và hướng dẫn thực hiện 5S đối với nhân viên thường được áp dụng trong quá trình thử việc để nhân viên nắm rõ và khi bắt đầu làm việc chính thức có thể thực hiện một cách dễ dàng, chủ động và tuân thủ đúng quy trình.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.1.3 Tiến hành thực hiện quy trình 5S

3.1.4 Đánh giá và cải tiến quy trình

          Sau khi triển khai quy trình 5S, doanh nghiệp cần thực hiện cải tiến, nâng cao hiệu quả của quy trình thông qua việc thực hiện đánh giá kết quả đầu ra.Việc đánh giá sẽ thực hiện dựa vào kết quả đánh giá của từng cá nhân, từng bộ phận và đánh giá kết quả thực hiện của toàn thể công ty. Đánh giá sẽ dựa trên một bảng tiêu chuẩn nhất định để đánh giá kết quả, mức độ thực hiện, chấp hành của từng thành viên qua đó thu được kết quả thực hiện của từng bộ phận và toàn thể công ty. Kết quả đánh giá sẽ phản ánh quá trình thực hiện, kết quả của quy trình và xác định được những ưu điểm và nhược điểm cần khắc phục và đề ra giải pháp để điều chỉnh, thay đổi sao cho phù hợp với công ty theo từng giai đoạn nhất định.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------

3.1.5 Duy trì thực hiện

          Duy trì và thực hiện quy trình 5S là bước cuối cùng và không kém phần quan trọng trong việc triển khai thực hiện. Để duy trì thực hiện 5S trở thành thói quen của nhân viên, nề nếp, văn hóa của công ty, cần có những biện pháp thúc đẩy, tạo động lực thực hiện như tuyên dương khen thưởng hoặc cộng điểm thành tích hoặc có thể trừ điểm, xử lý vi phạm ở mức độ nhẹ để nhắc nhở việc thực hiện.

3.1.6 Sơ đồ thực hiện quy trình 5S

​

____________________________________01-10 | P a g e___________________________________